Vorlage für Bewirtungsbeleg - Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Um Ihnen zu helfen, eine einwandfreie Bewirtungsabrechnung für einfache manuelle Abrechnungen zu erstellen, haben wir eine Bewirtungsbeleg-Vorlage für Sie erstellt. Sie können diese Vorlage für Bewirtungsbelege einfach herunterladen, ausdrucken und frei verwenden.

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Diese Bewirtungsbelegvorlage ist das richtige, nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG vorgesehene Muster für die Abrechnung und Erstattung von Aufwendungen durch die Bewirtung. Jetzt, wo Sie die richtige Vorlage haben, müssen Sie nur noch wissen, wie Sie den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen, damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt. Hierfür geben wir Ihnen in diesem Artikel alles Wichtige an die Hand.

Was ist eine Bewirtungsquittung?

Eine Bewirtungsquittung ist eine Vorlage, die dazu dient, ein Geschäftsessen oder eine andere Bewirtungsveranstaltung mit Kunden oder potenziellen Kunden zu dokumentieren. Dies ist wichtig, um später diese Kosten von der Steuer absetzen zu können. Ob Sie Freiberufler oder Unternehmer einer Kapitalgesellschaft sind, ist für diesen Bewirtungsbeleg unerheblich.
Wichtig: Der Bewirtungsbeleg ist nicht dasselbe wie der Kassenbeleg. Sie ist ein zusätzliches Dokument, das zusammen mit der Quittung beim Finanzamt eingereicht wird. Wenn Sie den Bewirtungsbeleg vergessen, können Sie das entsprechende Geschäftsessen nicht als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen.

Wichtige Informationen zum Bewirtungsbeleg

Es gehört zum Geschäftsalltag, ab und zu mit Geschäftspartnern gemütlich essen zu gehen. Ein Geschäftsessen kann verschiedenen Zwecken dienen: Pflege bestehender Kontakte, Marketing, Aufbau von Geschäftskontakten, Planung von Projekten, etc. Je nach Anlass kann es in der einfachen Pizzeria von nebenan, in einem gutbürgerlichen Restaurant oder in einem noblen Genuss-Tempel stattfinden.

Ausfüllen des Bewirtungsgutscheins: Was Sie wissen müssen

Damit Ihr Unternehmen den Steuerabzug von 70 Prozent der Ausgaben geltend machen kann, ist es wichtig, dass Sie den Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen. Achten Sie auf einige Pflichtangaben, die ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg enthalten muss. Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name des Restaurants
• Adresse des Restaurants
• Datum der Mahlzeit
• Name des Rechnungsempfängers
• Einzelaufstellung der konsumierten Speisen und Getränke
• Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer und Bruttopreise
• Anlass der Bewirtung
• Namen aller an der Veranstaltung beteiligten Personen, einschließlich der gastgebenden Person
• Unterschrift des Gastgebers

Übersteigt die Rechnung den Betrag von 150 Euro, muss der Gastgeber zusätzlich den Namen und die Anschrift des Leistenden, d.h. des Gastgebers, auf der Quittung angeben.

Bei der Kleinbetragsrechnung müssen neben den persönlichen Daten und der genauen Auflistung der Speisen und Getränke nur die steuerlichen Angaben enthalten sein. Die Bewirtungsquittung für die Kleinbetragsrechnung muss vom Gastgeber unterschrieben werden. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, wurde mit Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes im Mai 2017 die Grenze für Kleinbetragsrechnungen rückwirkend zum 01.01.2017 auf 250 Euro brutto angehoben. Zuvor lag die Grenze für die vereinfachte Rechnungsstellung bei 150 Euro brutto.

In beiden Fällen müssen Sie jedoch einen Bewirtungsbeleg ausfüllen. Bei Bewirtungsbelegen von mehr als 150 Euro müssen zusätzliche Angaben gemacht werden:

• Steuernummer der Gaststätte
• Rechnungsempfänger (wird von der Gaststätte ausgefüllt)
• Name sowie Anschrift des gastgebenden Unternehmens

Ein Tipp: Lassen Sie Trinkgelder auf der Bewirtungsquittung handschriftlich eintragen und ausfüllen - bis zu 70 Prozent des Betrages sind als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar.

Häufig gestellte Fragen zur Vorlage Bewirtungsbeleg

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Können auch Bewirtungen in meinen privaten Räumlichkeiten abgesetzt werden?
Der Bewirtungsbeleg muss vom Gastgeber ausgefüllt werden. Daher können Sie nur Geschäftsessen oder geschäftliche Treffen in einem Restaurant oder Café absetzen. Wenn Sie das Treffen in Ihren privaten Räumlichkeiten abhalten, können die Kosten nicht als Geschäftsessen geltend gemacht werden.

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege?
Werden Bewirtungsbelege direkt über die Unternehmenskasse abgerechnet, müssen die Bewirtungsausgaben im Kassenbuch erfasst und mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Ein Bewirtungsbeleg und die dazugehörige Rechnung unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Müssen alle teilnehmenden Personen namentlich genannt werden?
Ja, alle teilnehmenden Personen müssen auf dem Bewirtungsbeleg namentlich genannt werden.

Müssen die Adressen der bewirteten Personen angegeben werden?
Nein, nur die Adresse des Gastgebers (der bewirteten Person) muss angegeben werden.

Wer ist der Gastgeber?
Die gastgebende Person ist nicht der Gastgeber, sondern der einladende Gastgeber.

Können auch die Kosten anderer an der Mahlzeit beteiligter Personen, z. B. meines Partners, auf dem Muster-Bewirtungsbeleg angegeben werden?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass eine Mahlzeit nur dann steuerlich absetzbar ist, wenn alle Beteiligten auch direkt beteiligt sind. Das bedeutet, dass nur die Kosten für Personen, die z.B. an Verhandlungen oder Besprechungen teilnehmen, absetzbar sind.

Nimmt der Ehepartner als Privatperson ohne geschäftlichen Anlass an einem Geschäftsessen teil, ist ein Abzug als Betriebsausgabe nicht möglich.
Ist der Ehegatte Miteigentümer, ist ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe möglich.
Ist der Ehegatte im Unternehmen beschäftigt, ist ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe möglich, wenn eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen besteht.

Wo ist das Trinkgeld einzutragen und ist es absetzbar?
Lassen Sie sich das Trinkgeld vom Gastwirt oder Kellner handschriftlich auf die Rechnung schreiben, da es in der Regel nicht automatisch auf der Rechnung aufgeführt wird. Dann können Sie auch 70 Prozent des Trinkgeldes als Betriebsausgabe absetzen.

Kann ich das Muster des Bewirtungsgutscheins auch im Ausland vorlegen?
Mit dem Bewirtungsbeleg können Sie nicht nur in Deutschland Kosten für die Bewirtung geltend machen. In vielen Branchen ist es notwendig, dass ein Geschäftsessen im Ausland stattfindet. Aber unabhängig davon, ob es in Deutschland oder im Ausland stattfindet, müssen Sie dem Finanzamt in jedem Fall einen Bewirtungsbeleg vorlegen. In Ländern, in denen Sie keinen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg erhalten, reicht manchmal eine ausländische Rechnung als Nachweis aus. Diese kann auch nur handschriftlich sein. Damit sie vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie auf jeden Fall darauf achten, dass die folgenden Angaben enthalten sind:

• Ort und Tag
• Liste der Teilnehmer
• Grund der Bewirtung
• Höhe der Ausgaben

Ich habe eine Rechnung oder eine Quittung verloren: Was kann ich tun?
Erstellen Sie in diesem Fall eine separate Quittung mit allen Angaben, die auf einer Rechnung und einer Quittung stehen sollten. Wenn Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, fügen Sie die Kreditkartenabrechnung bei. Die Preise der einzelnen Speisen und Getränke können Sie z. B. aus der Speisekarte des Restaurants entnehmen und beifügen.

Fazit

‍Das korrekte Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist eine notwendige Hürde, um Geschäftsessen steuerlich geltend machen zu können. Mit unserer Bewirtungsbeleg-Mustervorlage und der Ausfüllhilfe sind Sie auf der sicheren Seite, das richtige Formular korrekt ausgefüllt bei der Steuererklärung einzureichen.

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