Lohnsteuer buchen – die korrekte Verbuchung von Gehaltszahlungen

Am Monatsende überweisen die Arbeitgeber die Löhne und Gehälter auf die Konten ihrer Arbeitnehmer. Gleichzeitig ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitnehmer abzuführen. Für viele Unternehmer stellt sich an dieser Stelle die Frage: Wie wird die monatliche Gehaltszahlung verbucht? In diesem Artikel wird in 4 Schritten erklärt, wie die Lohnsteuer verbucht wird und welche Buchungssätze damit verbunden sind.

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Lohnsteuer buchen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1. Verbindlichkeit aus Lohn und Gehalt buchen

In Höhe der Nettolöhne und -gehälter aller Arbeitnehmer ist eine Verbindlichkeit auszuweisen. Diese Verbindlichkeit ist gegen das Lohn- und Gehaltskonto zu buchen. In der Praxis werden die Aufwandskonten der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht pro Mitarbeiter gebucht, sondern nach Kostenstellen (z. B. Abteilungen im Unternehmen) aufgeteilt. In unserem ersten Beispiel gehen wir davon aus, dass 1.000.000 Euro netto an die Mitarbeiter des Unternehmens ausgezahlt werden.

Buchungssatz:

Soll: Löhne und Gehälter 1.000′

Haben: Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1.000′

2. Verbindlichkeiten aus Kirchen- und Lohnsteuer buchen

In einem zweiten Schritt werden die Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer gebucht. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Lohn- und Kirchensteuer für ihre Arbeitnehmer bis zum 10. des Folgemonats abzuführen. Daher muss der Arbeitgeber auch die Lohn- und Kirchensteuer buchen. Angenommen, die Summe der Sozialabgaben beträgt 400.000 Euro.

Buchungssatz:

Soll: Löhne und Gehälter 400′ 

Haben: Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 400′

3. Verbindlichkeiten aus Sozialversicherungsbeiträgen buchen

Im dritten Schritt sind die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers zu erfassen. Angenommen, der Gesamtbetrag der Sozialabgaben beträgt 400.000 Euro.

Buchungssatz:

Soll: Gesetzliche Soziale Aufwendungen 400′

Haben: Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 400′

4. Überweisungen ausführen

Der vierte und letzte Schritt ist die Überweisung der Gehälter an die Arbeitnehmer, der Lohnsteuer an das Finanzamt und der Sozialversicherungsbeiträge an die Sozialversicherungsträger.

Soll: 

• Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 1.400′
• Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 400′

Haben: Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 400′

Häufig gestellte Fragen zum Thema Lohn und Lohnsteueranmeldung

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Bis wann muss der Arbeitgeber die Lohnsteueranmeldung abgeben?

‍Nach § 41a Abs. 1 EStG muss die Lohnsteuer-Anmeldung spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums beim Finanzamt eingegangen sein. Der Zeitraum, für den die Lohnsteuer beim Finanzamt anzumelden und abzuführen ist, richtet sich nach der Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer. Der Zahlungstermin fällt mit dem Anmeldetermin zusammen. Dabei gilt: Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln.

Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit für die Anmeldung der Sozialversicherungsbeiträge?

‍Nach § 23 Abs. 1 SGB IV ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die entgeltliche Beschäftigung ausgeübt wird. Ein verbleibender Restbeitrag wird am drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.

Wie werden Sachbezüge in der Gehaltsabrechnung erfasst?

‍Geldwerte Vorteile sind grundsätzlich im Lohnkonto zu erfassen. In § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) sind die Aufzeichnungspflichten detailliert geregelt. Dazu müssen für die einzelnen Sachbezüge eigene Lohnarten mit den entsprechenden steuerlichen Auswirkungen (lohnsteuerpflichtig beim Arbeitnehmer, pauschal mit 15 %, pauschal mit 25 %) eingerichtet werden. Damit ist die Erfassung als Lohnbestandteil und die korrekte Abführung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer über die Lohnsteueranmeldung gewährleistet. Die Buchung erfolgt dann automatisch über den Buchungsbeleg der Personalabrechnung.
Bei der Auswahl der Finanzbuchhaltungskonten ist auf die richtige Zuordnung in der Gewinn- und Verlustrechnung zu achten: Geldwerte Vorteile, die für den Mitarbeiter individuell versteuert werden, können direkt auf das Konto "Löhne" oder "Gehälter" gebucht werden.

Wie Säumniszuschläge zur Lohnsteuer richtig buchen?

‍Steuerliche Nebenleistungen, die das Finanzamt einfordern kann, wie z.B. Steuernachforderungen, Säumniszuschläge oder Verspätungszuschläge, teilen hinsichtlich des Betriebsausgabenabzugs das Schicksal der zugrunde liegenden Steuer. Sie sind entweder "Anhängsel" (Annex) der eigentlich abzugsfähigen Betriebssteuern und damit auch Betriebsausgaben und damit zum Betriebsausgabenabzug berechtigt, oder sie sind ansonsten nicht abzugsfähige Aufwendungen.
Besteht die steuerliche Nebenleistung z.B. in der Zahlung von Säumniszuschlägen für die nicht rechtzeitige Abgabe der Lohnsteuer, so ist hinsichtlich der Säumniszuschläge wie folgt vorzugehen: Es wird entweder das Konto "Steuerlich abziehbare Säumniszuschläge und Zwangsgelder" 4396 (SKR 03) oder das Konto "Steuerlich abziehbare Säumniszuschläge und Zwangsgelder" 4396 (SKR 03) verwendet.
Der Buchungssatz hierfür lautet: Steuerlich abzugsfähige/nicht abzugsfähige Säumniszuschläge und Zwangsgelder an Bank/Kasse.

Was ist der Säumniszuschlag bei der Lohnsteuer?

‍Wenn Steuerpflichtige fällige Steuern zu spät zahlen, erhebt das Finanzamt eine Art Mahngebühr, sogenannte Säumniszuschläge, um die fälligen Steuerzahlungen durchzusetzen. Dies gilt auch für verspätet gezahlte Betriebssteuern.
Säumniszuschläge fallen an, wenn eine veranlagte oder angemeldete Steuer zu spät gezahlt wird, d.h. wenn Steuern zu spät entrichtet werden. Ein Verspätungszuschlag wird nicht durch einen gesonderten Bescheid festgesetzt. Er entsteht vielmehr kraft Gesetzes. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 240 AO (Abgabenordnung). Der Säumniszuschlag beträgt 1 % für jeden angefangenen Monat, um den der Fälligkeitstermin überschritten wird.
Säumniszuschläge zu Betriebssteuern sind bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer abzugsfähig. Sie mindern somit den steuerlichen Gewinn. Säumniszuschläge zur Umsatzsteuervoranmeldung sind also ebenso wie Säumniszuschläge zur Lohnsteueranmeldung als Betriebsausgaben abzugsfähig. Wenn du also einmal vergessen hast, deine Steuern zu zahlen oder deine Lohnsteueranmeldung abzugeben, weißt du jetzt, wie du einen Säumniszuschlag zur Lohnsteuer ansetzen kannst.

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