Fehlerhafte Reisekostenabrechnung: Das sollten Sie beachten

Wer beruflich viel unterwegs ist, muss von Zeit zu Zeit eine Reisekostenabrechnung einreichen. Diese dient dazu, die Kosten für eine Dienstreise erstattet zu bekommen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass alle Angaben korrekt sind, denn eine fehlerhafte Reisekostenabrechnung kann Konsequenzen haben. Dieser Artikel erklärt, welche Regeln gelten und worauf Sie achten sollten.

Was bei einer fehlerhaften Reisekostenabrechnung droht

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Ausgaben für Dienstreisen werden in der Regel von den Beschäftigten vorgestreckt. Anschließend werden die Abrechnung und alle Belege beim Arbeitgeber eingereicht, um die Kosten erstattet zu bekommen. Eine korrekte Reisekostenabrechnung ist daher wichtig, damit alle dienstlich veranlassten Reisekosten wie Fahrt-, Übernachtungs- und Bewirtungskosten in der richtigen Höhe erstattet werden.

Diese Praxis wird jedoch immer wieder ausgenutzt, um gefälschte Rechnungen einzureichen, die höhere Ausgaben suggerieren, oder um private Reisekosten auf das Unternehmen abzuwälzen. Auf lange Sicht ist dies eine gute Möglichkeit, zusätzliches Geld zu verdienen. Für die Unternehmen hingegen entstehen hohe Zusatzkosten und ein erheblicher Schaden. Deshalb ist es wichtig, dass diese Abrechnungen regelmäßig kontrolliert werden - was aber nur selten geschieht. Die meisten Unternehmen führen höchstens Stichproben durch. Vor allem große Unternehmen hätten sonst Schwierigkeiten, den zeit- und kostenintensiven Kontrollprozess aufrechtzuerhalten, da die meisten Abrechnungen in Papierform eingereicht werden.

Für Arbeitnehmer können falsche Abrechnungen schwerwiegende arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Beim ersten Verstoß kann das Unternehmen eine Abmahnung aussprechen. Im Wiederholungsfall kann das Unternehmen sogar das Arbeitsverhältnis kündigen, da der Arbeitnehmer sein Vertrauen missbraucht hat. Es gibt auch Fälle, in denen bereits nach einer einzigen falschen Spesenabrechnung eine Kündigung ausgesprochen wurde. Dies wurde auch vom Bundesarbeitsgericht anerkannt. Voraussetzung ist allerdings, dass der Arbeitgeber zweifelsfrei nachweisen kann, dass es sich um eine falsche Abrechnung handelt, denn die Beweislast liegt beim Unternehmen.

Falsch abgerechnete Reisekosten: Die häufigsten Fälle

Es gibt verschiedene Details in Reisekostenabrechnungen, die gefälscht werden können. Auf die folgenden Punkte sollten Arbeitgeber besonders achten:‍

• ‍Grund der Geschäftsreise: Zunächst sollte ein überzeugender Grund für die Geschäftsreise angegeben werden. Dieser sollte auch von der Führungskraft unterschrieben werden, um sicherzustellen, dass die Reise wirklich im Interesse des Unternehmens war.‍
• Kilometergeld: Bei der Erstattung von Reisekosten mit dem Firmen- oder Privatwagen wird die Entfernung in der Regel nach Kilometern berechnet. In diesem Fall sollte geprüft werden, ob die angegebene Entfernung auch der tatsächlichen entspricht.‍
• Bewirtungsbelege: Bei der Abrechnung von Geschäftsessen ist es wichtig zu vermerken, wer an dem Essen teilgenommen hat, in welcher geschäftlichen Beziehung die eingeladenen Personen zum Unternehmen stehen und aus welchem Grund ein Geschäftsessen auf Kosten des Unternehmens stattfindet.

Verjährungsfrist für falsche Reisekostenabrechnungen

Erstens haben Arbeitnehmer:innen eine dreijährige Verjährungsfrist für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen. Dies ist die allgemeine Regel, wenn keine individuelle Vereinbarung getroffen wurde. Im Arbeitsvertrag kann z.B. auch eine Einreichungsfrist von einem Jahr oder weniger vereinbart werden. Diese vertragliche Regelung gilt dann anstelle der gesetzlichen Frist von drei Jahren. Wer später einreicht, kann seine Aufwendungen dann nicht mehr geltend machen. Nur eine Verjährungsfrist von weniger als drei Monaten ist unwirksam. Arbeitnehmer müssen also mindestens so lange Zeit haben, ihre Ansprüche geltend zu machen.

Anders ist die Verjährung bei der Vorlage falscher Rechnungen geregelt. Da dieses Delikt auch strafrechtlich geahndet werden kann, gilt nach § 263 I StGB eine Verjährungsfrist von fünf Jahren. Innerhalb dieser Frist kann der Arbeitgeber strafrechtlich belangt werden, wenn der Betrug entdeckt wird.

Arbeitgeber können Vorkehrungen treffen

Unternehmen können Vorkehrungen gegen falsche Reisekostenabrechnungen treffen. Insbesondere sollte der Prozess von der Planung und Genehmigung der Dienstreise bis zur Abrechnung auf den Prüfstand gestellt werden. Beispielsweise sollte klar sein, wann eine schriftliche Genehmigung der Dienstreise erforderlich ist und wie umfassend diese begründet werden muss. Die Reisekostenrichtlinie sollte eindeutig formuliert sein und Inhalt und Form der Abrechnung klar definieren.

Darüber hinaus gibt es immer mehr Programme, die das Reisekostenmanagement automatisieren und erleichtern. Das kann Kosten sparen und gleichzeitig eine gründliche Prüfung aller Rechnungen gewährleisten. Inzwischen gibt es sogar Apps, mit denen Mitarbeiter Fotos von Belegen hochladen und Spesenabrechnungen im Handumdrehen ausfüllen können. Der Einsatz einer solchen Software empfiehlt sich vor allem für größere Unternehmen, die mit einer Flut von Abrechnungen konfrontiert sind und eine manuelle Prüfung nicht mehr leisten können. Diese Programme sind zwar etwas kostspielig, aber durch die automatische Prüfung und die damit verbundene Vermeidung von zu Unrecht erstatteten Kosten kann sich die Anschaffung lohnen.

Tipps für eine korrekte Spesenabrechnung

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Spesenabrechnungen noch manuell prüft oder bereits eine digitale Lösung einsetzt: Wichtig ist die Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Sie sollten dafür sensibilisiert werden, dass falsche Abrechnungen kein Kavaliersdelikt sind, sondern Betrug, der arbeitsrechtliche und sogar strafrechtliche Konsequenzen haben kann. Dies gilt auch für den Tatbestand der vorsätzlichen Fälschung. Die Bedeutung falscher Angaben sollte den Mitarbeitern klar kommuniziert werden. Dies kann in der Reisekostenrichtlinie geschehen oder im Rahmen von Schulungen zur korrekten Reisekostenabrechnung.

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