Die ultimative Checkliste für die Prüfung von Eingangsrechnungen

Als Buchhalter ist die Genauigkeit Ihrer Rechnungen entscheidend für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Bei der Rechnungsprüfung werden eingehende Rechnungen geprüft, um sicherzustellen, dass sie korrekt, genau und zahlungsbereit sind. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die ultimative Checkliste für die Rechnungsprüfung vor und helfen Ihnen, häufige Fehler zu erkennen, damit Sie sie vermeiden können.

Warum die Rechnungsprüfung wichtig ist

Die Rechnungsprüfung ist wichtig, weil sie Ihr Unternehmen vor betrügerischen Rechnungen und Fehlern schützt. Die Prüfung von Rechnungen vor der Zahlung stellt sicher, dass Sie den richtigen Betrag an die richtige Person für die richtigen Waren oder Dienstleistungen zahlen. Auf diese Weise lassen sich Überzahlungen, Unterzahlungen und falsche Zahlungen vermeiden, die schwerwiegende finanzielle Folgen nach sich ziehen können.

Prüfung von Eingangsrechnungen - Worauf ist zu achten?

Bei der Prüfung einer Eingangsrechnung sind mehrere Dinge zu beachten, z. B:

• Rechnungsnummer: Stellen Sie sicher, dass die Rechnungsnummer mit der Bestellnummer übereinstimmt und dass sie eindeutig und fortlaufend ist.
• Informationen zum Lieferanten: Vergewissern Sie sich, dass der Name, die Adresse und die Kontaktdaten des Lieferanten korrekt sind.
• Termine: Überprüfen Sie das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und die Zahlungsbedingungen, um sicherzustellen, dass sie mit der Bestellung übereinstimmen.
• Menge und Stückpreis: Vergewissern Sie sich, dass die Menge der Waren oder Dienstleistungen mit der Bestellung übereinstimmt und dass der Stückpreis korrekt ist.
• Steuern und sonstige Abgaben: Vergewissern Sie sich, dass alle Steuern und sonstigen Gebühren, wie z. B. Versandkosten, korrekt sind. In Deutschland gibt es verschiedene Arten von Steuern, die auf einer Rechnung erscheinen können, darunter die Mehrwertsteuer (VAT), die Umsatzsteuer und die Einkommensteuer. Es ist wichtig, diese verschiedenen Steuern zu verstehen und zu wissen, wie sie berechnet werden, damit Sie sie korrekt überprüfen können.
• Unterschrift: Wenn die Rechnung eine Unterschrift erfordert, stellen Sie sicher, dass diese vorhanden und leserlich ist.

Checkliste für die Rechnungsprüfung - Was ist fakultativ, was ist obligatorisch?

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit den Punkten, die Sie bei der Prüfung einer Eingangsrechnung überprüfen sollten:

• Rechnungsnummer
• Angaben zum Lieferanten
• Daten (Rechnung, Lieferung, Zahlungsbedingungen)
• Menge und Stückpreis
• Steuern und sonstige Abgaben
• Unterschrift
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Diese Angaben sind zwar erforderlich, damit eine Rechnung als vollständig angesehen werden kann, doch können zusätzliche Informationen optional sein. So kann beispielsweise eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen enthalten sein, ist aber für die Überprüfung nicht erforderlich.

Rechnung mit Formatierungsfehlern - was ist zu tun?

Wenn eine Eingangsrechnung Formatierungsfehler aufweist, kann sie zurückgewiesen werden. Zu den häufigsten Formatierungsfehlern gehören:

• Falsche Rechnungsnummer
• Fehlende oder falsche Angaben zum Lieferanten
• Falsche Daten
• Falsche Menge oder Einheitspreis
• Fehlende oder falsche Steuerinformationen
• Fehlende oder falsche Unterschrift
• Wenn Sie eine Rechnung mit Formatierungsfehlern finden, sollten Sie den Lieferanten kontaktieren und eine korrigierte Rechnung anfordern.

Rechnungen aus dem Ausland

Bei Rechnungen aus dem Ausland sind unter Umständen zusätzliche Aspekte zu beachten. Zum Beispiel muss die Rechnung möglicherweise ins Deutsche übersetzt und die Währung umgerechnet werden. Es ist auch wichtig, die Steuergesetze des ausländischen Landes zu kennen, da sie sich von den deutschen Steuergesetzen unterscheiden können.

Welche Fehler treten am häufigsten auf?

Die häufigsten Fehler, die bei der Rechnungsprüfung auftreten, sind falsche oder fehlende Rechnungsnummern, falsche Lieferantenangaben und falsche Daten. Diese Fehler können zu schwerwiegenden finanziellen Folgen führen, daher ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, jede Rechnung gründlich zu prüfen.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rechnungsprüfung eine wesentliche Aufgabe für jeden Buchhalter ist, um die Richtigkeit und Gültigkeit von Eingangsrechnungen sicherzustellen. Wenn Sie die ultimative Checkliste für die Rechnungsprüfung befolgen, können Sie häufige Fehler, wie falsche Lieferantenangaben und falsche Daten, erkennen und vermeiden. Dieses Verfahren schützt Ihr Unternehmen vor finanziellen Konsequenzen und stellt sicher, dass Sie den richtigen Betrag für die richtigen Waren oder Dienstleistungen zahlen. Nehmen Sie sich also die Zeit, jede Rechnung gründlich zu prüfen und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu erhalten.

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